Questions / réponses RH – VIP COVID19

La crise sanitaire que nous traversons collectivement a contraint le gouvernement à mettre en place des mesures nouvelles pour faire face aux premières questions qui se sont rapidement posées avec la fermeture des écoles. Mais la loi n’a pas tout réglé, et chaque employeur a dû prendre des décisions internes.

La Ville de Voiron s’est attachée, dans les décisions prises pour le management des Ressources Humaines, à préserver la situation administrative et financière de ses agents, tout en étant vigilants à préparer efficacement et sereinement la sortie du confinement qui nécessitera la mobilisation de tous.

Quelle sera ma rémunération pendant la période de confinement ?

Que vous soyez en télétravail, ou en autorisation spéciale d’absence, vous serez rémunéré par la collectivité (traitement de base, NBI et régime indemnitaire), comme d’habitude, selon votre temps de travail.

Si vous êtes en arrêt de travail, le jour de carence ne s’appliquera pas. En fonction de votre statut, vous serez :

• soit rémunéré par la collectivité (agent CNRACL),
• soit pris en charge par la sécurité sociale et complété par la collectivité (agent régime général contractuel ou titulaire IRCANTEC).

Plus généralement,

• Concernant la paye de mars, celle-ci est terminée depuis le 16 mars dernier, et la Trésorerie de Voiron est organisée pour procéder aux virements de paye aux dates habituelles.
• Concernant la paye d’avril, le service Ressources Humaines est organisé en télétravail et assure la continuité de la paye.

Vous n’avez donc aucune inquiétude à avoir sur ce sujet.

Afin de protéger la situation financière de ses agents, la collectivité a également décidé de maintenir les variables de paye habituellement perçues par certains agents, même si ceux-ci sont en arrêt de travail ou en autorisation spéciale d’absence (ASA). Cela peut concerner par exemple les primes insalubrité, la majoration
autonomie pour l’ADPAH, les indemnités d’entretien et de nourriture des Assistantes Maternelles.
Concernant les agents horaires toujours en contrat, si ceux-ci n’ont pas d’activité, la rémunération sera calculée sur la moyenne des 3 derniers mois.

Je télétravaille. Quelle est ma situation administrative ?

En cette période, le gouvernement indique que le confinement doit être privilégié, et que le télétravail devient la règle. Vous êtes en télétravail si votre supérieur hiérarchique vous l’indique.

Depuis l’annonce du déconfinement progressif à compter du 11/05, la collectivité réaffirme la nécessité de privilégier, autant que possible, le télétravail ; cependant, certaines activités en présentiel reprennent, sous réserve des mesures de prévention individuelles et collectives nécessaires.

Le télétravail est du travail « normal ». L’agent est en position administrative dit « d’activité ». Il est payé normalement, et cela quel que soit son statut (titulaire ou contractuel).

A savoir : de manière dérogatoire du fait de la crise sanitaire :

• le télétravail peut être imposé par l’employeur. Votre supérieur hiérarchique vous fixera donc des objectifs de travail,
• le matériel personnel peut être utilisé,
• vous pouvez garder vos enfants à votre domicile, et être en même temps en télétravail : voir Q8

Par ailleurs, veuillez consulter la fiche « télétravail ».

Mon employeur me demande d’être présent physiquement sur mon lieu de travail. Est-ce possible ?

Oui, c’est possible.
Le placement en télétravail doit être étudié en priorité.
Cependant, un certain nombre de missions doivent être assurées avec la présence physique des agents, et sont indispensables à la continuité du Service Public. C’est notamment le cas de l’EHPAD, du foyer logement, de certains agents des services scolaires et crèches (mobilisés pour garder les enfants des personnels hospitaliers, EHPAD, maisons de retraite, …), de la collecte des déchets ménagers, de l’eau potable, de l’assainissement, etc…
La collectivité doit alors assurer votre sécurité, en mettant en place les « mesures barrières ».
Vous n’avez plus à vous munir de votre justificatif permanent pour les déplacements professionnels, sauf si vous deviez vous déplacer à plus de 100km de votre lieu de résidence (hors département).

J’ai une des 11 pathologies listées par le Haut Conseil de la Santé Publique. Que dois-je faire ?

Conformément aux décisions gouvernementales, ces personnes doivent impérativement rester à leur domicile. Les consignes ci-dessous s’adressent aux agents devant venir travailler en présentiel.

A partir du 1er mai, les salariés du privé sont déclarés en chômage partiel par leur employeur, sur présentation d’un certificat d’isolement. Ce système ne concerne pas les agents publics (titulaires ou non titulaires).

* Si vous êtes dans le 3e trimestre de votre grossesse, ou si vous êtes placés en Affection de Longue Durée pour une de ces 11 pathologies :

Vous devez vous télédéclarer vous-même sur le site « ameli.fr » (lien ci-dessous). Cette déclaration vous placera en arrêt de travail. L’assurance maladie enverra le volet n°3 à l’employeur. Toutefois, l’agent doit en informer la collectivité (comme pour tout arrêt de travail). Attention, la sécurité sociale alerte sur les contrôles qui seront effectués.

Lien :

https://www.ameli.fr/assure/actualites/covid-19-extension-du-teleservice-declareamelifr-certaines-personnes-risque-eleve

* Si vous avez une de ces 11 pathologies, mais que vous n’êtes pas en Affection de Longue Durée pour une de ces pathologies et pas encore au 3e trimestre de votre grossesse, vous devez vous rapprocher de votre médecin traitant qui jugera de la nécessité de l’arrêt.

Concernant les agents personnes fragiles qui souhaitent reprendre le travail en présentiel et qui avaient fourni une attestation médicale en ce sens : ces agents doivent se rapprocher de leur médecin traitant afin qu’il fournisse une attestation indiquant que l’agent peut reprendre le travail. Si le médecin refuse de délivrer cette attestation, il doit alors arrêter l’agent. A défaut, nous pourrons nous rapprocher du médecin de prévention pour traiter la situation individuelle de cet agent.

Je vis avec une personne (conjoint, enfant) concernée par une des 11 pathologies listées par le Haut Conseil de la Santé Publique. Que dois-je faire ?

Si vous deviez reprendre en présentiel, vous êtes invité à vous rapprocher du médecin traitant de la personne vivant à votre domicile (conjoint, enfant) concernée par la pathologie, ou à solliciter une téléconsultation pour juger de la nécessité d’obtenir un arrêt de travail.

Je vis avec une personne diagnostiquée COVID19. Que dois-je faire ?

Conformément aux décisions gouvernementales, ces personnes doivent rester à leur domicile.

• Soit vous pouvez télétravailler, et vous restez en télétravail.
• Soit vous êtes arrêté.

Les nouvelles mesures gouvernementales prévoient un isolement en dehors du domicile dans certains cas.

Je suis diagnostiqué COVID19. Que dois-je faire ?

Je préviens immédiatement ma collectivité (service RH, hiérarchie).

Les nouvelles mesures gouvernementales prévoient une identification de tous les cas « contacts ». Il est donc impératif de prévenir la collectivité si vous travaillez en présentiel.

Attention, les instructions gouvernementales évoluent très régulièrement. Nous vous demandons de vous rapprocher du service RH, unité santé, pour obtenir les instructions en la matière.
D’une manière générale, les situations médicales individuelles pour lesquelles nous avons besoin d’un avis professionnel sont toutes traitées avec le Dr Di Mattia, notre médecin de prévention, avec qui l’unité santé est en lien permanent.

La crèche/l’établissement scolaire de mon enfant (*) a fermé, et je n’ai pas de mode de garde pour mon enfant. Que dois-je faire ?

(*)(*) enfant de moins de 16 ans, ou moins de 18 ans en situation de handicap pris en charge dans un établissement spécialisé.

• Si vous pouvez télétravailler, vous êtes placé en télétravail.
• Si ce n’est pas possible, vous devez transmettre à votre employeur une attestation « garde d’enfants ».
  • Si vous êtes agent régime général (contractuel ou titulaire IRCANTEC), la collectivité établira elle-même une déclaration sur le site « ameli.fr », qui déclenchera automatiquement un arrêt de travail. A partir du 1er mai, les salariés du privé sont déclarés en chômage partiel par leur employeur. Le système de télédéclaration en arrêt de travail par l’employeur perdure pour les agents publics.
  • Si vous êtes titulaire CNRACL, la collectivité vous placera en Autorisation Spéciale d’Absence.

Les situations peuvent évoluer en fonction de la situation familiale (ex : une semaine en garde d’enfants, une semaine en activité).

Dans le cadre du déconfinement progressif à compter du 11/05, les parents dont les enfants ne reprennent pas l’école ou très progressivement peuvent continuer à bénéficier de ce dispositif jusqu’au 2/06.

NB : sur cette procédure particulière, voir la procédure spécifique déjà établie

Mon service / établissement est fermé (ex : école, crèche, médiathèque). Quelle est ma situation administrative ?

• Si vous pouvez télétravailler : voir Question 1
• Si vous ne pouvez pas télétravailler, vous êtes placé en Autorisation Spéciale d’Absence. Cependant :
• si vous gardez votre enfant : voir Q8,
• si vous êtes concerné par une des 11 pathologies : voir Q4.
• Vous pouvez également être réaffecté : voir Question 10

Puis-je être réaffecté sur d’autres missions que mon poste ?

Oui, vous pouvez être réaffecté sur les missions prioritaires, définies dans le cadre du Plan de Continuité d’Activités ou dans le cadre du Plan de Reprise d’Activités, en télétravail ou en présentiel, y compris sur un autre poste ou un autre service.

Vous ne pouvez pas être réaffecté en présentiel, si :

• vous gardez votre enfant : voir Q8
• vous êtes concerné par une des 11 pathologies : voir Q4
• vous vivez avec une personne diagnostiquée COVID19 : voir Q6

Dans quels cas suis-je en Autorisation Spéciale d’Absence (ASA) ?

D’une manière générale, vous êtes en Autorisation Spéciale d’Absence, si :

• vous êtes titulaire CNRACL et vous gardez votre enfant,
• vous n’êtes pas présent sur votre lieu de travail et vous ne pouvez pas télétravailler,
• la collectivité estime qu’il est plus prudent de vous écarter de votre lieu de travail mais que vous n’êtes pas en arrêt (ex : personne fragile n’ayant pas d’arrêt de travail).
  • je suis rémunéré par la collectivité (traitement de base, NBI et régime indemnitaire), comme d’habitude, selon mon temps de travail
  • la réglementation prévoit que le fait d’être en ASA ne génère pas les variables de paye que vous pouvez toucher habituellement (heures supplémentaires, astreinte, heures de nuit, …), ne génère pas de chèques déjeuners (si je suis bénéficiaire), ne génère pas de droits RTT.

Cependant, afin de préserver la situation financière de ses agents, la collectivité a décidé du maintien des variables de payes (ex : primes insalubrité, majoration autonomie pour l’ADPAH, indemnités d’entretien et de nourriture des ASSMAT) et des chèques déjeuners.

Dans quels cas puis-je être en arrêt de travail ?

D’une manière générale, vous êtes en arrêt de travail, si :

• votre médecin vous a arrêté. Pensez à transmettre votre arrêt de travail à la collectivité.
• vous êtes agent régime général (contractuel ou titulaire IRCANTEC) et vous gardez votre enfant de moins de 16 ans à domicile. La déclaration est faite par l’employeur : voir Q8
  • vous êtes considéré comme personne fragile : voir Q4
  • vous vivez avec un cas diagnostiqué COVID19 : voir Q6

Dans le contexte du coronavirus, il y a suspension générale du jour de carence.

en fonction de mon statut, je suis soit rémunéré par ma collectivité (agent CNRACL), soit pris en charge par la sécurité sociale et complété par la collectivité (agent régime général contractuel ou titulaire IRCANTEC). A savoir, la collectivité pratique la subrogation (à l’exception des agents horaires), c’est-à-dire qu’elle maintient le salaire de ses agents, et que c’est elle qui perçoit directement les indemnités journalières de la Sécurité Sociale. Cela évite à l’agent d’avoir à attendre le versement de ses indemnités journalières sur son compte bancaire.
Toujours pour préserver la situation administrative de ses agents, la collectivité a décidé que les agents en arrêt de travail, et les agents en ASA seront traités équitablement. Ainsi, les arrêts de travail survenant pendant cette période exceptionnelle du confinement n’auront aucun impact sur la rémunération des agents, à condition que l’arrêt initial soit postérieur au 15/03/2020.

Ma collectivité me demande de me rendre sur mon lieu de travail, puis-je exercer mon droit de retrait ?

Le droit de retrait permet à l’agent de se retirer de sa situation de travail lorsqu’il craint un danger grave et imminent pour son intégrité physique.
Dans le contexte du coronavirus, les conditions d’exercice du droit de retrait ne sont pas réunies. Si l’employeur met en œuvre les recommandations du gouvernement en matière de « mesures barrières », le travailleur n’a alors pas de motif raisonnable de penser que sa situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé.
Si ces recommandations ne sont pas suivies par l’employeur, alors le travailleur peut exercer son droit de retrait jusqu’à ce que celles-ci soient mises en œuvre.
Source : https://www.service-public.fr

J’ai besoin de parler à un professionnel de l’écoute. Est-ce possible ?

Le contexte actuel de pandémie au coronavirus génère beaucoup d’anxiété pour chacun d’entre nous, inquiets pour nous-même ou pour nos proches. Cela est légitime, face à cette crise sanitaire sans précédent.
Dans ces circonstances, il existe un dispositif de veille et de soutien psychologique, toujours actif à distance par téléphone. Vous pouvez donc avoir accès directement à un-e psychologue du travail du Centre de Gestion, en toute confidentialité et dans le respect des règles de la déontologie et de l’anonymat.
Si vous en ressentez le besoin, n’hésitez pas à contacter les numéros ci-dessous. Laissez un message avec vos coordonnées pour être rappelé si vous tombez sur la messagerie, le-la psychologue est peut-être déjà en ligne.

Coordonnées :
Pascale GASSE – Psychologue du travail : 06 83 25 66 31
Rémy WIRTZ – Psychologue du travail : 07 72 02 78 71

J’ai besoin de contacter l’assistante sociale mise en place par la collectivité ? Est-ce possible ?

Oui, c’est possible. L’accueil téléphonique est maintenu.
Vous pouvez contacter l’assistante sociale.
Coordonnées :
Anaïs PUISSANT
07/86/04/11/66
apuissant@cdg38.fr

J’ai posé des congés pendant la période de confinement. Puis-je les annuler ?

Les congés posés peuvent être annulés, si vous en faites la demande expresse auprès de votre directeur de service.
Concernant les congés, et afin de préserver les conditions réussies d’un redémarrage de l’activité de la collectivité, il est demandé entre le 16/03 et le 10/05 (= fin des congés scolaires de printemps) :

• aux agents en ASA : de poser l’équivalent* de 5 jours de congés (pour un temps plein),
• aux agents en télétravail : de poser l’équivalent* de 2.5 jours de congés (pour un temps plein) – sauf exception à justifier auprès de la Direction Générale (ex d’un service qui aurait une contrainte très forte de continuité). Il est rappelé la nécessité de faire « baisser la charge mentale »; poser des congés, c’est aussi prendre du recul, se reposer, et ne pas être branché sur les mails en permanence.
  *en fonction du planning de l’agent
• aux agents en présence physique : aucune obligation. Si l’agent veut poser des congés et que l’activité le permet, il peut en poser, mais il n’a pas l’obligation de le faire
  Si le confinement se poursuit, l’effort demandé sur les congés pourrait être un peu plus important.
• pour les agents en situation mixte travail / ASA : c’est la règle des 2.5 jours qui s’applique.

Suite à plusieurs questions, il est précisé que cette consigne est un minimum. Un agent qui souhaite poser davantage de congés, et que l’activité du service le permet, peut tout à fait en faire la demande.

Cet arbitrage permettra ainsi, lorsque l’activité reprendra, de mobiliser plus facilement les agents qui étaient en ASA, voir en télétravail, et permettre ainsi aux collègues mobilisés sur le terrain de souffler et se reposer. A noter que le gouvernement a pris une ordonnance le 15/04 dernier, qui permet d’aller plus loin en la matière.

J’avais une formation prévue. Est-elle annulée ?

Oui, toutes les formations en présentiel sont annulées jusqu’en septembre 2020.

Pour les formations CNFPT, celles-ci sont annulées jusqu’en septembre 2020.
Les formations à distance du CNFPT sont quant à elles maintenues. Si vous êtes confinés à domicile, vous pouvez ainsi profiter de cette période pour vous former en ligne (MOOC, réseaux professionnels, …).

Je souhaite faire remplir un état de service pour une inscription à un concours ou à un examen. Comment je procède ?

Je télécharge mon dossier d’inscription sur le site du Centre de gestion organisateur. J’envoie le document intitulé « état de service » à l’une des chargées de parcours professionnel du service RH.
Une fois complété et signé, la chargée de parcours professionnel me renvoie le document par scan.

Je souhaite envoyer mon dossier d'inscription à un concours ou à un examen. Comment je procède ?

Face aux « incertitudes liées à l’activité actuelle et future des services postaux, publics et privés », de nouvelles modalités d’envoi des dossiers d’inscription sont ouvertes.
Ces modalités découlent d’une ordonnance adoptée en Conseil des ministres le 27 mars.
Le retrait des dossiers se fait en ligne directement mais, nouveauté, il est possible de déposer son dossier complété avec toutes les pièces demandées en ligne via son espace personnel sur le site du centre de gestion organisateur (cet espace est créé au moment du retrait du dossier).
Cette possibilité est valable pour le CDG 69 mais pas pour le CDG 38. Dans le dernier cas, il convient d’envoyer votre dossier par la poste par vos propres moyens.

Est ce que les dates des concours et des examens sont reportées ?

Les dates des concours d’attaché, de rédacteur, d’administrateur et de conservateur de bibliothèque sont inchangées.
Les épreuves d’admissibilité et d’admission des examens professionnels d’administrateur et d’ingénieur en chef sont reportées à une date ultérieure.

Comment seront distribuées les fiches de paye ?

Les envois par voie postale restant très aléatoires, le service Ressources Humaines ne procédera pas à l’envoi des fiches de paye, afin d’éviter la perte de ces documents importants. Les fiches de paye seront distribuées à la sortie du confinement.

Si toutefois vous avez absolument besoin de vos fiches de paye, deux solutions s’offrent à vous :

• soit vous avez accès à la Web Absence (ou Services Métiers Déconcentrés), et dans « ma paye  / mes documents de paie », vous trouverez vos bulletins de paye,
• soit vous vous adressez au service Ressources Humaines par téléphone ou par mail, et le service RH vous renverra votre bulletin de paye (après vous avoir posé quelques questions « secrètes » pour vérifier votre identité).

Dans le cadre du Plan de Reprise d’Activités du service RH, les fiches de paye pourront être envoyées aux agents d’ici la fin du mois de mai.

Les absences (ASA, et arrêts de travail) impacteront-elles la prime d’évaluation annuelle 2020 (cette question ne concerne que le Pays Voironnais*) ?

Non, la Direction Générale et la Direction des Ressources Humaines ont décidé de ne pas impacter la prime d’évaluation annuelle 2020 des agents de la Communauté du Pays Voironnais.
* La prime d’évaluation des agents du Pays Voironnais est habituellement réduite en cas d’absences maladie de plus de 5 jours sur l’ensemble de l’année.

Comment seront traitées les avancements d’échelon, les avancements de grade, et les promotions internes 2020 ?

→ concernant la promotion interne 2020 : celle-ci a déjà eu lieu, puisque le CDG38 avait avancé le calendrier. Les Commissions Administratives Paritaires se sont réunies fin janvier, et les agents retenus ont été nommés.
→ les avancements de grade 2020 : ceux-ci n’ont pas encore été traités. Ils le seront à la sortie du confinement. Aucune inquiétude à avoir : si vous remplissez les conditions internes et statutaires, vous pourrez être nommés avec effet rétroactif ; vous ne serez donc pas perdants.
→ les avancements d’échelon 2020 : ceux-ci sont traités au fur et à mesure, tous les mois.

La collectivité prendra toutes les précautions nécessaires pour votre sécurité : mesures individuelles (gants, masques, gel hydroalcoolique), mesures collectives (nettoyage des locaux, équipement en plexi des accueils), et organisationnelles (bureaux seuls, etc.).

Ces mesures sont adaptées à l’activité de chaque service, selon un Plan de Reprise d’Activités.

Nous attendons des précisions gouvernementales sur ce point. La règle semble être que l’agent devra assumer son choix (congés, RTT, récupération d’heures supp, service non fait)

• Nous reviendrons vers vous dès que nous aurons plus de précisions.

Si vous n’êtes pas indispensable à la continuité d’activités de votre service, ou si votre service peut s’organiser en conséquence, vous pouvez proposer votre aide aux services qui perdurent dans le cadre du Plan de Continuité de l’Activité, ou dans le cadre des Plans de Reprise d’Activités. Vous pouvez vous rapprocher :

• de votre responsable de service,
• du service Ressources Humaines,
• à Voiron, de la cellule « emploi, stage » qui gère la réserve communale.

Votre aide sera la bienvenue.

La Direction Générale et la Direction des Ressources Humaines a demandé à chaque directeur de service de faire le point sur les objectifs individuels des agents, afin d’identifier les situations où la crise sanitaire mettrait un agent en difficultés pour atteindre son objectif.

Celui-ci peut être recalé si besoin.

De votre côté, il vous appartient d’alerter votre encadrant si vous êtes dans cette situation.

J’ai des documents à faire passer au service RH. Que dois-je faire ?

L’acheminement postal étant très fortement perturbé, il est vivement conseillé de transmettre vos documents par mail.
Si vous n’avez pas l’adresse mail de votre gestionnaire, vous pouvez envoyer vos documents sur : service_ressources_humaines@paysvoironnais.com.

Je dois contacter le service RH. Que dois-je faire ?

Le service Ressources Humaines n’assure plus d’accueil physique.

Dans le cadre de la reprise d’activités, vous pouvez dorénavant solliciter un RDV, si celui-ci est indispensable. Vous devrez alors vous conformer aux instructions données par votre interlocuteur, notamment le port obligatoire du masque dés lors que vous entrerez dans le bâtiment, et pendant toute la durée de l’entretien.

L’accueil téléphonique est maintenu du lundi au vendredi de 9h à 12h au 04/76/93/17/00.