Les systèmes d’information jouent un rôle de plus en plus important au sein de l’administration communale pour faire face aux enjeux de développement de la Ville. Suite aux recommandations de la Cour des Comptes, le Pays Voironnais a engagé une démarche pour mettre en place un Schéma Directeur des Systèmes d’Information et des Usages Numérique (SDSIUN). La Direction des services numériques étant un service commun, la Ville de Voiron est concernée.
Orientations proposées :
- Mise en place d’un intranet à destination des services de la Ville : la Ville ne dispose pas à ce jour de site intranet alors même que cet outil constitue un support indispensable d’information et de collaboration pour l’ensemble des services. Les fonctions suivantes seront privilégiés en premier : information générale, VIP, mise à disposition de notes, de procédures, avant de proposer des téléservices tels que la réservation de salles, partage de fichiers, espaces collaboratifs, etc.
- Développement de la Smart City : la Smartcity embarque avec elle un système d’hyperviseur centralisant un ensemble de données issues d’applications, de capteurs, de terminaux numériques différents. Sa mise en place, initiée dans le cadre du dossier « Action cœur de ville », intégrera des usages aussi différents qu’une gestion centralisée des bâtiments, la surveillance des feux, la gestion de l’éclairage public, etc.
- Changement de suite bureautique : La ville souhaite évoluer vers l’environnement Office afin de profiter des services proposés par Microsoft. Il apparaît notamment que l’usage de ces produits est indispensable pour bien des services handicapés fortement par l’environnement libre dès lors qu’il s’agit de communiquer avec des partenaires extérieurs. La messagerie Zimbra elle-même n’offre pas les mêmes fonctionnalités que l’application Outlook tant en termes de mail que de gestion des calendriers.
- Mise en place d’un outil de Gestion de la Relation Citoyen (GRC) : la feuille de route de la Direction générale intègre une montée en compétence des accueils de la Ville afin d’offrir aux Voironnais un service de qualité sur tous les points contacts avec les usagers des services. Un des points clés à l’optimisation de cette relation est le développement d’un outil de gestion de la relation usager permettant concrètement d’identifier l’ensemble des éléments pour lesquels il est en contact avec la collectivité. Cet outil retrace les demandes de l’usager, les services dont il profite, les inscriptions auxquelles il s’est livré ou encore la facturation dont il s’est acquitté. Il permet ainsi d’aider l’ensemble des accueils de la Ville à répondre dans des délais courts et avec un maximum d’informations au niveau des guichets.
- La création de circuits standardisés (workflows) permettant une gestion centralisée et sécurisée des principaux actes juridiques de la Ville (délibérations, arrêtés, conventions, décisions, fiches de recrutement…). Ces actes sont aujourd’hui traités par les services gestionnaires sous différents outils et formats nécessitant souvent des doubles saisis et corrections. La mise en place de ces circuits avec le logiciel existant ACROPOLIS permettra d’accélérer le travail des services en organisant par ailleurs à terme un contrôle centralisé de ces actes stratégiques.
- La mise en place d’un outil de comptage des temps de travail / de congés des agents municipaux : ce chantier s’inscrit dans le prolongement de la remise à plat des règles de gestion du temps de travail à la Ville de Voiron. Il visera à mettre en place une gestion centralisée et moderne de ces temps au niveau de la direction des ressources humaines de la Ville.
- Mise à niveau et / ou remplacement des applications obsolètes non maintenues : comme par exemple la gestion des feux, l’éclairage public, les foires et marchés, Salto, etc.
Calendrier prévisionnel de mise en oeuvre de l’outil intranet
| 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | |
| Intranet des services | X | X | |||
| Smart City | X | X | X | X | X |
| Migration Office | X | ||||
| GRC | X | X | X | ||
| Workflows | X | X | |||
| Outil de comptage des temps de travail | X | ||||
| Mise à niveau des applications obsolètes | X |
Le projet de mise en place du schéma directeur des Systèmes d’information sera piloté par le Comité de suivi des projets de la ville de Voiron composé par :
- Le 1er adjoint en charge de l’administration générale
- Le Directeur Général des Services de la Ville
- Le Directeur de Cabinet du Maire
- Le Directeur des services numériques
- Deux représentants des services de la Ville.
Ce comité de suivi se tiendra au moins deux fois par an. Il aura notamment pour mission de suivre l’avancement des projets, de recaler si nécessaire les calendriers et de proposer les moyens nécessaires à l’accomplissement du schéma directeur
