Vous connaissez l’expression : « quand on te jette à l’eau, il faut vite apprendre à nager ! », et bien c’est ce qui est arrivé à 70 d’entre nous qui se sont retrouvés à faire du télétravail du jour au lendemain sans préparation.
Lundi 16 mars 20h – Emmanuel Macron : » …Toutes les entreprises doivent s’organiser pour faciliter le travail à distance … » ; « … Dès demain midi … »
Objectif SMART : délai court mais précis !
Dans la journée de mardi nous nous sommes donc activés pour trouver les moyens matériels et logiciels pour mener à bien cette tâche.
Certes on a bien les mails et le téléphone… mais, si le travail pouvait se faire sans contact avec l’autre, cela se saurait depuis longtemps. Et puis, au-delà de la mise à disposition d’un local et des dossiers de travail, qu’est-ce qui vous fait venir tous les matins au bureau ? Hein ? Posez-vous la question ? Nous sommes des êtres sociaux et le travail est aussi un moyen pour nous de satisfaire notre besoin de relations avec autrui.
Il nous fallait donc un moyen de pallier cette absence soudaine de poignées de mains, de bises, de sourires, de pauses café… qui sont les ingrédients indispensables pour que le « vrai » travail, les tâches « laborieuses » soient accomplies.
-« Dis Luc, t’aurais pas une idée pour qu’on se retrouve avec les collègues de bureau et qu’on puisse bosser ensemble comme si on était en réunion ? »
-« Moi avec mes potes, on joue à League of Legend et on reste en lien en se connectant sur Discord, c’est tellement cool que même la prof de maths elle nous fait ses cours avec. On peut même lui poser des questions en live ! Sinon tu peux aussi faire de la visio avec skype, zoom, Hangout,… »
-« Mmmm…. »
Va pour Discord, si même les profs s’y mettent….
Interface du logiciel discord
On a commencé aux services Techniques. En fin de semaine nous étions plus de 20 à avoir déménagé dans nos nouveaux locaux sur le web. C’est un lieu presque comme en vrai avec son coin café, ses salles de réunion, les blagues de la photocopieuse,…
Et puis progressivement, il a fallu aussi traiter les questions matérielles et pouvoir accéder aux dossiers. Pour faire ça, les tickets glpi de la DSI ne pouvaient plus suffire et il a été décidé de créer une cellule « télétravail » afin de recenser les demandes de bureaux virtuels notamment et être l’interlocuteur unique de la DSI.
Après avoir fait voler en éclats quelques verrous et une mobilisation forte de la DSI (qui devait aussi traiter les mêmes demandes pour les agents du Pays voironnais) on a pu se connecter sur Ciril, GLPI, Discord et Zoom (visioconférence) de partout aussi bien en interne au réseau qu’en externe.
Le 2 avril, premier Bda sur Zoom (18 personnes) et mardi 7 avril, première réunion de coordination (25 personnes).
À ce jour, près de 80 personnes télétravaillent et ont des objectifs hebdomadaires. Une solution de réseau social « professionnel » a été mise en place (Discord), de la visioconférence multiplateforme (mac, Windows, PC, smartphone, tablette) est opérationnelle et simple à mettre en œuvre (Zoom), la compta peut se faire sur le web (Cirilweb) et 68 bureaux virtuels ont été déployés.
Si l’on m’avait donné cet objectif SMART il y a 15 jours : je l’aurais refusé ! (et j’aurai pensé que mon chef était devenu fou…)
Les 5 astuces du télétravailleur :
1. Se donner des horaires
Notre vie a toujours été cadencée et on a besoin de ce rythme. Notre corps aussi. Donc le travail ce n’est pas n’importe quand. Donnez-vous un horaire pour bien séparer la vie professionnelle de la vie privée, puisque désormais, le lieu est le même.
2. Avoir un lieu dédié
…ou presque. Essayez de vous ménager un coin télétravail même si la place est chère (entre le conjoint et les enfants qui sont aussi en télétravail !). Quand vous êtes à cet endroit précis, c’est pour bosser : vous le savez et les autres aussi (si ce n’est pas assez clair : vous le leur faites savoir…)
3. Le petit rituel qui va bien
Tout cela contribue à mettre en place des rituels. Ça fait un peu sorcier vaudou me dites-vous ?! et votre petit café du matin « quilmefautsinonjepeuxpascommencerabosser » c’est quoi d’après vous ?
4. Bougez !
Quand vous êtes au bureau vous vous levez pour aller à la photocopieuse, chercher un dossier, en réunion… pour faire tout cela maintenant : vous cliquez. Je ne vous dis pas l’état de vos jambes (et du reste) dans quelques semaines. Donc forcez-vous à faire quelques pas de temps en temps dans la journée.
5. Variez les plaisirs
Votre écran plat devant vous est une source infinie de « plaisirs » au quotidien : faites des mails, « chatez », faites des réunions en visioconférence, remplissez des tableaux… mais surtout changez de temps en temps de tâches sinon vous allez trouver le temps (très) long.
Témoignage : Sigrid ZINANT, community manager
Durant le confinement, mes missions en télétravail consistent essentiellement à informer les voironnais, des mesures prises par le gouvernement et par la Ville dans le contexte de la crise du COVID-19.
Pour ce faire, des publications sont diffusées sur Facebook quotidiennement : rappel des gestes barrières, fermeture du marché, distribution d’équipements de protection par la Ville aux soignants, services assurés par le CCAS pour les personnes vulnérables, etc.
Une grande partie de mon travail est dédiée aux échanges sur Facebook, avec les voironnais qui nous font part de nombreuses interrogations en cette période confuse. Le contexte implique (encore plus que d’habitude) de faire preuve de pédagogie et de précision dans les réponses apportées aux voironnais !
